مـشغـول؟ .. إليك 11 نصيحة تساعدك على تنظيم الوقت

نصائح لتنظيم الوقت - مصدر الصورة Freepik
510

هل تشعر بالحاجة لأن تكون أكثر تنظيماً وأكثر إنتاجية؟ هل تقضي يومك في الكثير من النشاط بعدها تتساءل لماذا لم تحقق أي إنجاز يذكر؟ إن كنت كذلك، فهذا المقال ملائم لك، حيث سنحاول فيه تقديم بعض النصائح الهامة التى تساعدك على تنظيم الوقت الوقت والتي ذكرتها سوزان ورد في مقال لها على موقع thebalancesmb.

إن هذه النصائح ستساعدك على زيادة إنتاجيتك والحفاظ على نشاطك نفسه لكن مع إنجازات أكثر.

عليك أن تدرك بأن تنظيم الوقت عبارة عن خرافة

هذا هو أول ما يجب أن تدركه بشأن إدارة الوقت. بغض النظر عن مدى قدرتنا على تنظيم الوقت فهناك دائمًا 24 ساعة فقط في اليوم.
إن الوقت لا يتغير، وكل ما يمكننا أن نقوم بإدارته هو أنفسنا وما نفعله بالوقت الذي لدينا. يجب علينا أن نقدر ذلك، ونستوعبه كقاعدة أساسية.

اكتشف أين يضيع وقتك

يقع الكثيرون منا فريسة للوقت المهدور والذي كان من الممكن أن نقوم باستخدامه بشكل أكثر إنتاجية. أين وكيف تمضي وقتك؟ هل تقضي الكثير من الوقت في تصفح الإنترنت، أو قراءة البريد الإلكتروني، أو نشر بعض المنشورات على فيسبوك، أو إرسال الرسائل النصية، أو إجراء مكالمات شخصية؟
في دراسة استقصائية أجراها موقع salary.com، كان هناك 89% من المشاركين الذين اعترفوا بأنهم يقومون بإهدار وقتهم كل يوم في العمل على النحو التالي:

  • 31% يهدرون تقريبًا 30 دقيقة يوميًا
  • 31% يهدرون تقريبًا ساعة واحدة يوميًا
  • 16% يهدرون تقريبًا من ساعتين يوميًا
  • 6% يهدرون تقريبًا ثلاث ساعات يوميًا
  • 2% يهدرون تقريبًا أربع ساعات يوميًا
  • 2% يهدرون تقريبًا خمس ساعات أو أكثر يوميًا
هل تقوم أنت أيضًا بتضييع الوقت؟
هل تقوم أنت أيضًا بتضييع الوقت؟ – مصدر الصورة Pixabay

هل تقوم أنت أيضًا بهدر وقتك؟ قم بدراسة الأنشطة التي تقوم بها يوميًا وحاول أن تتابع كيفية سير أنشطتك حتى تتمكن من تكوين صورة دقيقة عن مقدار الوقت الذي تقضيه في الأنشطة المختلفة، وهي الخطوة الأولى لإدارة الوقت بشكل فعال.

قم بتحديد أهداف تنظيم الوقت
تذكّر بأن التركيز على إدارة الوقت يقوم فعليًا بتغيير سلوكياتك، ولا يقوم بتغيير الوقت. ولعل أفضل نقطة لتبدأ بها هو أن تتخلص من الأسباب التي تؤدي لهدر وقتك. على سبيل المثال، قم لمدة أسبوع واحد بتحديد هدف معين فليكن مثلًا ألا تقوم بمكالمات هاتفية شخصية أو ألا تستجيب للرسائل النصية غير المرتبطة بالعمل أثناء فترة عملك.

قم بتنفيذ خطة لإدارة الوقت

فكر بتنفيذ الخطة كامتداد للنصيحة السابقة التي تتعلق بوضع هدف لإدارة الوقت. إن الهدف هنا هو تغيير سلوكياتك مع مرور الوقت لتستطيع تحقيق أي هدف وضعته لنفسك، مثل زيادة الإنتاجية أو تقليل الإجهاد. لذلك لا تحتاج إلى تحديد أهدافك فحسب، بل يجب عليك أن تقوم بتتبعها مع مرور الوقت لتعرف فيما إذا كنت تقوم بتحقيقها أم لا.

قم باستخدام أدوات تنظيم الوقت

سواء كان ذلك عن طريق وضع جدول زمني لنشاطات اليوم أو استخدام برنامج أو تطبيق بواسطة الهاتف، فإن الخطوة الأولى لإدارة وقتك هي معرفة الأنشطة التي تستهلك الكثير من وقتك الآن والتخطيط لكيفية قضاء وقتك في المستقبل. فعلى سبيل المثال، يتيح لك برنامج مثل Outlook إمكانية جدولة الفعاليات أو الأنشطة بسهولة ويمكن ضبطه لتذكيرك بتلك الأنشطة مقدمًا، الأمر الذي يسهل عليك إدارة وقتك.

استخدم أدوات تنظيم الوقت
استخدم أدوات تنظيم الوقت – مصدر الصورة Pixabay

قم بتحديد الأولويات بجدية

يجب أن تبدأ كل يوم بجلسة تقوم فيها بتحديد أولويات والمهام التي يجب إنجازها خلال ذلك اليوم ومن ثم تقوم بتحديد معيار لقياس الأداء. إذا كان لديك 20 مهمة ضمن يوم معين، فما هو عدد الأنشطة التي تستطيع إنجازها خلال اليوم، أو ما هو الوقت اللازم لتخصيص لإنجازها؟ كل تلك الأسئلة يجب أن تستطيع الإجابة عنها بعد تحديد أولوياتك بشكل واضح.

تعلم كيف تقوم بالتفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية

يعتبر التفويض من أصعب الأمور التي يمكنك تعلمها وذلك بالنسبة للكثير من أصحاب المشاريع التجارية، ولكن بغض النظر عن حجم نشاطك أو مشروعك التجاري، فليس هناك داعي لأن تتحمل أعباء العمل وحدك، بل تحتاج إلى مشاركة المزيد من الأشخاص الآخرين الذين يجب أن يحملوا عنك بعض ذلك العبء.

اصنع روتين عملك الخاص وتمسك به قدر الإمكان

في الحقيقة ستكون أكثر إنتاجية في حال قمت بتحديد روتين عمل خاص بك وقمت باتباعه لمعظم الوقت.
بالنسبة لمعظم الأشخاص، فإن صنع ذلك روتين ومتابعته يتيح لهم العمل على المهام اليومية بكفاءة بدلًا من تأجيل وقت البدء بتنفيذها.

اجعل من تحديد حدود زمنية لتنفذ المهام عادة يومية

على سبيل المثال، يمكن أن تستهلك عملية القراءة والرد على البريد الإلكتروني الوم بأكمله في حال لم تخصص وقتًا له. وبدلًا من ذلك، قم بتحديد حد ساعة واحدة في اليوم لهذه المهمة والتزم بها. إن أسهل طريقة للقيام بذلك هي تحديد جزء ثابت من الوقت لهذه المهمة بدلًا من الرد على البريد الإلكتروني عند حصولك على إشعار بوصوله كل مرة.

تأكد من تنظيم أنظمتك

هل تقوم بهدر الكثير من الوقت في البحث عن الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك؟ خذ الوقت الكافي لتنظيم نظام لإدارة الملفات. هل ترى بأن هناك أي نظام تقوم باستخدامه في حياتك يؤدي إلى إبطاء عملك؟ يمكنك إعادة ترتيبه، بحيث يتم تنظيمه وبالتالي يمكنك الحصول بسرعة على ما تحتاجه.

لا تضيع الكثير من الوقت في الانتظار

من اجتماعات العميل إلى مواعيد طبيب الأسنان، من المستحيل تجنب انتظار شخص أو شيء ما. ولكنك وأثناء جلوسك بالانتظار لا يجب أن تجلس فقط وتمضي وقتك بتحريك الإبهامين. إن التكنولوجيا جعلت العمل أسهل وإمكانية الوصول إليه أفضل أينما كنت؛ حيث سيساعدك الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي في البقاء على اتصال دائم بكل ما تريد. يمكنك قراءة تقرير أو فحص جدول بيانات أو التخطيط لحملتك التسويقية التالية أثناء وقت الانتظار هذا.

وقتك ملك لك

في الحقيقة فإن أهم نصيحة يمكن تقديمها للجميع بشأن إدارة الوقت، هي أنه بإمكانك التحكم بنشاطاتك وتستطيع إنجاز ما ترغب بتحقيقه بمجرد تمكنك من السيطرة على أسطورة إدارة الوقت والتحكم بوقتك بشكل فعال.
قد يعجبك أيضًا:

فن التسويق الذكي: كيف تستخدم البقرة البنفسجية لتسويق منتجاتك؟
إخلاء المسؤولية
هذا المقال "مـشغـول؟ .. إليك 11 نصيحة تساعدك على تنظيم الوقت" لا يعبر بالضرورة عن رأي فريق التحرير في الموقع.
مصدر The Balance
Loading...