يستخدم برنامج اكسل في التعامل مع البيانات سواء كانت بالعشرات أو المئات أو في بعض الأحيان أكثر من هذا ويستخدمه الكثير منا في إنجاز الأعمال المكتبية البسيطة أو التعامل مع قواعد البيانات الكبيرة وأي كان ما تحتاج برنامج الاكسل من أجله هناك بعض النصائح والإرشادات التي قد تساعدك في التعامل السريع أو تسهل التعامل مع البرنامج. وفيما يلي بعضها:
فتح عدة ملفات اكسل
بدلاً من فتح كل ملف على حدى عندما تحتاج إلى التعامل مع عدة ملفات اكسل في وقت واحد، فهناك طريقة سهلة لفتحها جميعًا بنقرة واحدة. قم بتحديد الملفات التي تريد فتحها ثم اضغط على زر Enter بلوحة المفاتيح ، وسيتم فتح جميع الملفات في وقت واحد.
فتح عدة ملفات اكسلالانتقال بين ملفات اكسل المفتوحة
استخدام Ctrl Tab للانتقال بين ملفات الاكسل التي قمت بفتحها وينطبق هذا الأمر أيضًا على البرامج الأخرى مثل متصفحات الويب حيث يمكنك الانتقال بين عدة صفحات باستخدام هذه الخاصية.
إنشاء قائمة اختصارات جديدة
في العادة يكون هناك ثلاثة اختصارات في القائمة العلوية وهي “save” و “undo” و “redo”. ويمكنك اضافة المزيد من الاختصارات الأخرى مثل copy ويمكنك القيام بهذا عن طريق اتباع الخطوات التالية File -> Options -> Quick Access Toolbar ثم قم بإضافة copy أو أي الخيارات في القائمة اليسرى إلى القائمة اليمنى.
إنشاء قائمة اختصارات جديدة
إضافة عدة صفوف أو أعمدة
كلنا نعرف طريقة إضافة صف أو عمود واحد جديد لكن استخدامها قد يهدر الكثير من الوقت والمجهود في حالة الحاجة إلى إدراج أكثر من صف أو عمود واحد، وأفضل طريقة للقيام بهذا هي تحديد عدد الصفوف أو الأعمدة المراد إضافتها ومن ثم النقر بزر الماوس الأيمن فوق الصفوف أو الأعمدة المحددة واختيار إدراج من القائمة المنسدلة.
إضافة عدة صفوف أو أعمدة
حذف سريع للخلايا الفارغة
نحتاج في كثير من الأحيان إلى حذف الخلايا الفارغة والطريقة السريعة لفعل ذلك هي تصفية جميع الخلايا الفارغة ومن ثم حذفها بنقرة واحدة، وللقيام بهذا اختر العمود الذي تريد تصفيته من الخلايا الفارغة واتبع الخطوات التالية Data -> Filter ، بعد ظهور زر التصفية قم بالضغط عليه وإزالة العلامة بجانب All أو الكل، ثم اضغط على Blanks ومن ثم سوف تظهر جميع الخلايا الفارغة على الفور ثم عُد إلى الصفحة الرئيسية وانقر على “حذف” وستتم إزالتها جميعًا.
حذف سريع للخلايا الفارغة
تحديد نطاق للبيانات
ضمان عدم إدخال البيانات خارج نطاق رقمي معين اذهب إلى Data ->Data Validation->Setting وقم بتحديد الشروط والنطاق المسموح للمعلومات أن تكون بينه.
تحديد نطاق للبيانات
التنقل السريع باستخدام Ctrl + السهم
عند النقر فوق Ctrl بالاضافة إلى أي سهم بلوحة المفاتيح يمكنك الانتقال إلى نهاية جول البيانات على حسب اتجاه السهم فعلى سبيل المثال إذا كنت ترغب في الانتقال إلى السطر الأخير من البيانات فما عليك سوى النقر على الزر Ctrl + سهم لأسفل.
التنقل السريع باستخدام Ctrl + السهمالمدخلات ذات القيم التي تبدأ بصفر كأرقام الهواتف
عندما تبدأ قيمة الإدخال بصفر سيقوم اكسل بحذف الصفر الأول للتغلب على هذه المشكلة بإعادة ضبط تنسيق الخلايا أو ببساطة يمكنك إضافة علامة اقتباس قبل الصفر الأول كما هو موضح بالصورة.
المدخلات ذات القيم التي تبدأ بصفر كأرقام الهواتف
استخدام التصحيح الأوتوماتيكي
إذا كنت بحاجة إلى تكرار نفس القيمة وكان الأمر معقدًا ويأخذ وقت طويل فإن أفضل طريقة هي استخدام خاصية التصحيح التلقائي على سبيل المثال إذا كان المخل اسم Michael Westen يمكن استبدال هذا الاسم الطويل بـ MW وستقوم الخاصية بتصحيحها إلى Michael Westen. وللقيام بهذا اتبع الخطوات التالية File-> Options-> Proofing-> AutoCorrect Options.
استخدام التصحيح الأوتوماتيكي
إعادة تسمية الشيت
يقوم معظم الناس باستخدام طريقة الضغط على زر الماوس الأيمن ثم اختيار rename من القائمة لكن هناك طريقة أسهل وأسرع وهي القيام بنقرتين متتاليتين على إسم الشيت وتغييره
إعادة تسمية الشيت